Logo KKM

Kelab Kebajikan dan Sukan

Jabatan Kesihatan Negeri Kedah

Selamat Datang ke Modul Digital JKN Kedah

Panduan Lengkap Pengurusan Pejabat Pintar MyGovUC 2.0

Kenapa Modul Ini Penting?

Perubahan landskap kerja memerlukan kita bertindak pantas. Di JKN Kedah, kita sering berhadapan dengan pertindihan jadual dan kelewatan maklumat. Modul ini bukan sekadar tutorial, tetapi SOP Baharu bagaimana kita bekerja.

Amanat Dr. Hanis (PKD Yan)

"Saya mahu melihat sifar pembaziran kertas untuk memo mesyuarat dan sifar isu 'terlepas pandang' jadual dalam masa 6 bulan dari sekarang. Mulakan langkah ini hari ini."

Struktur Pembelajaran:

  • 1 Pengurusan Kontak (Labels)
  • 2 Kalendar & Jemputan Pukal
  • 3 Delegasi Tugas (HOD)
  • 4 Integrasi AI & Voice Typing

Bab 1: Google Contacts (Labels)

Ramai pegawai masih menyimpan emel rakan setugas secara manual atau mencarinya di 'Sent Items'. Cara ini lambat. Di MyGovUC, kita gunakan Labels (dahulunya dikenali sebagai Groups).

Nota Penting

Label bertindak seperti "Distribution List". Apabila anda mengemaskini Label (contoh: tambah pegawai baru masuk), semua jemputan kalendar masa depan akan automatik dikemaskini.

Tips Dr. Hanis

"Saya sarankan setiap PT Pentadbiran di Klinik Kesihatan mewujudkan Label 'Semua Anggota KK [Nama Klinik]'. Ini memudahkan PKD untuk memanggil mesyuarat mengejut tanpa tertinggal sesiapa."

✅ Contoh Situasi

👩‍💼

Situasi: Anda perlu menjemput 15 orang Ketua Unit Farmasi seluruh daerah.

Cara Lama: Taip emel satu-satu (30 minit).

Cara Baru: Taip "Farmasi Daerah", klik Enter. Siap (5 saat).

Bab 2: Kalendar & Jemputan

Langkah Demi Langkah:

  1. Buka calendar.google.com.
  2. Klik butang + Create.
  3. Masukkan Tajuk: "Mesyuarat JK Pengurusan Bil 1/2025".
  4. Di kotak "Add guests", taip nama Label yang dicipta di Bab 1 (cth: Ketua Unit).
  5. Semua nama akan tersenarai. Tekan Save & Send.

Pesanan PKD

"Pastikan anda memasukkan lokasi mesyuarat (cth: Bilik Gerakan PKD Yan) supaya ia terpapar dalam Waze/Google Maps peserta mesyuarat."

⚠️ Nota: RSVP itu Wajib

Peserta yang menerima emel MESTI menekan Yes, No, atau Maybe. Ini membolehkan penganjur menempah makan minum dengan tepat. Budayakan menjawab RSVP.

Bab 3: Perkongsian (Khas Ketua Jabatan)

Modul HOD

Sebagai Ketua Jabatan, kalendar anda adalah rujukan utama pejabat. Namun, privasi perlu dijaga.

Tetapan untuk PA / Setiausaha

Level Akses: Make changes to events

PA boleh terima/tolak jemputan bagi pihak anda, ubah jadual, dan masukkan temujanji.

Tetapan untuk Pegawai Bawahan

Level Akses: See only free/busy (hide details)

Mereka hanya nampak blok "Busy" tanpa mengetahui anda sedang bermesyuarat dengan siapa. Privasi terjaga.

Tips Dr. Hanis

"Saya kongsi kalendar saya dengan semua Ketua Unit di PKD Yan dengan setting Free/Busy. Jadi, sebelum mereka datang ketuk pintu bilik saya, mereka semak dulu kalendar. Jika 'Busy', mereka tak perlu buang masa menunggu."

Bab 4: Urus Perubahan (Tanpa Kertas)

Masalah Biasa:

Mesyuarat ditunda, urusetia kena buat surat memo baru, cetak, dan edar. Bazir masa & kertas.

Penyelesaian Digital:

1. Buka Kalendar.
2. Drag & Drop kotak mesyuarat ke tarikh baru.
3. Google akan tanya: "Send update emails to guests?"
4. Klik SEND. Selesai.

✅ Contoh Mesej Update

Anda boleh tambah mesej pendek dalam pop-up tersebut:

"Maaf tuan/puan, mesyuarat ditunda ke esok kerana Tuan PKD perlu menghadiri taklimat tergempar di JKN."

Semua peserta akan dapat emel notifikasi ini serta-merta.

Bab 5: Integrasi Agenda (Paperless)

Cara Melampirkan Fail:

  • Klik pada Event di Kalendar > Edit (ikon Pensel).
  • Cari ikon Attachment (Klip Kertas).
  • Pilih fail Minit Mesyuarat / Agenda dari Google Drive anda.

Tips Dr. Hanis

"Jangan edarkan minit mesyuarat bercetak di atas meja lagi. Lampirkan dalam kalendar 3 hari sebelum. Siapa tak baca, itu tanggungjawab mereka. Kita amalkan budaya 'Read Before You Arrive'."

Isu Akses (Permission)

Jika fail tersebut 'Private', Google akan tanya adakah anda mahu "Share with guests". Pilih "View Only" supaya mereka boleh baca tapi tak boleh padam.

Bab 6: Voice Typing (Mencatat Laju)

Sesuai untuk pencatat minit atau semasa membuat draf surat rasmi. Bercakap lebih laju dari menaip.

🎤

1. Sediakan Mic

Gunakan headset atau mic laptop di bilik sunyi.

🌐

2. Buka Chrome

Hanya pelayar Chrome menyokong fungsi ini.

🇲🇾

3. Pilih Bahasa

Set kepada "Bahasa Melayu" untuk ketepatan.

Contoh Arahan Suara:

Anda boleh menyebut:

  • "Baris baru" (untuk turun ke bawah)
  • "Koma", "Titik" (Tanda baca)

*Nota: Kadangkala arahan tanda baca dalam BM kurang tepat, perlu semakan manual sedikit.

Bab 7: AI NotebookLM (Analisis Audio)

Apa itu NotebookLM?

Alat AI Google yang boleh "membaca" dokumen PDF atau "mendengar" fail audio MP3 dan menjawab soalan anda mengenainya.

Cara Guna:

  1. Rakam audio mesyuarat guna telefon.
  2. Upload ke notebooklm.google.com.
  3. Tanya AI: "Senaraikan semua keputusan yang dibuat dalam mesyuarat ini."

Contoh Prompt AI

Cuba taip arahan ini:

"Berdasarkan audio ini, buatkan satu draf minit mesyuarat yang mengandungi: 1. Kehadiran 2. Perkara Berbangkit 3. Tindakan Unit Farmasi"
Nota Keselamatan: Pastikan fail yang dimuat naik tidak berklasifikasi RAHSIA BESAR kerajaan. Gunakan untuk mesyuarat pentadbiran umum sahaja.

Bab 8: Tips Pro (Produktiviti)

Widget Telefon

Letakkan widget Google Calendar di skrin utama (Home Screen) telefon anda. Anda boleh lihat jadual hari ini tanpa perlu membuka aplikasi.

Recurring Events

Untuk Perhimpunan Pagi Bulanan, setkan "Repeat Monthly on First Monday". Buat sekali, siap untuk setahun.

Working Hours

Setkan waktu kerja (8.00 - 5.00). Jika orang cuba jemput mesyuarat pukul 6 petang, Google akan beri amaran bahawa anda 'Unavailable'.

Penilaian Akhir

Jawab soalan berikut untuk mendapatkan Sijil Penyertaan Rasmi Kelab Kebajikan & Sukan JKN Kedah.